Accordo sul trattamento dei dati

1. Parti e ambito di applicazione

Il presente Accordo sul trattamento dei dati ("Accordo") costituisce parte integrante dei Termini di servizio conclusi tra Code Angels Unipessoal, Lda. ("Responsabile del trattamento", "noi") e il cliente professionale che utilizza adRobin ("Titolare del trattamento", "Lei"). Si applica quando trattiamo dati personali per Suo conto nell'ambito della fornitura del Servizio, ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (il "RGPD").

Non riguarda i dati personali che trattiamo in qualità di titolare del trattamento, come i dati dell'account e di fatturazione dei Suoi utenti. Tale trattamento è descritto nell'Informativa sulla privacy.

2. Dettagli del trattamento

• Oggetto e finalità: fornitura del Servizio, ossia conservazione e trattamento dei contenuti da Lei forniti, generazione di contenuti di marketing e di analisi mediante intelligenza artificiale, pubblicazione sugli account social da Lei collegati, raccolta di metriche di rendimento e prestazione di assistenza.
• Durata: la durata del contratto, maggiorata del periodo di esportazione e cancellazione previsto nei Termini.
• Natura del trattamento: hosting, conservazione, organizzazione, adattamento, trasmissione ai fornitori di modelli di IA e alle piattaforme social, consultazione, cancellazione.
• Tipi di dati personali: qualsiasi dato personale incluso nei Contenuti del Cliente. Possono rientrarvi nomi, immagini e sembianze, dati di contatto, informazioni professionali relative a persone fisiche e il contenuto di messaggi e istruzioni.
• Categorie di interessati: i Suoi dipendenti e collaboratori, i Suoi clienti e potenziali clienti e qualsiasi persona che compaia nei contenuti da Lei caricati.
• Categorie particolari: non previste. Lei non deve caricare categorie particolari di dati, né dati relativi a condanne penali, salvo ove strettamente necessario e lecito. Qualora lo faccia, è Sua responsabilità garantire l'esistenza di una base giuridica valida.

3. I nostri obblighi

Ci impegniamo a:

• trattare i dati personali soltanto su Sua istruzione documentata. Costituiscono Sue istruzioni i Termini, la Sua configurazione del Servizio e il Suo utilizzo delle relative funzionalità. La informeremo qualora ritenessimo che un'istruzione violi la normativa in materia di protezione dei dati;
• garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati si siano impegnate alla riservatezza;
• adottare le misure tecniche e organizzative descritte alla sezione 9;
• rispettare le condizioni di cui alla sezione 5 per il ricorso a sub-responsabili del trattamento;
• assisterLa, tenendo conto della natura del trattamento, nel dare seguito alle richieste degli interessati e nell'adempimento dei Suoi obblighi in materia di sicurezza, notifica delle violazioni, valutazioni d'impatto e consultazione preventiva;
• informarLa senza ingiustificato ritardo, e ove possibile entro 48 ore, dopo essere venuti a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi i Suoi dati, fornendo le informazioni disponibili in quel momento;
• al termine del Servizio, cancellare o restituire i dati personali secondo quanto previsto nei Termini, salvo che la legge ne imponga la conservazione;
• mettere a disposizione le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto del presente Accordo e consentire attività di revisione secondo quanto previsto alla sezione 8.

4. I Suoi obblighi

Lei è responsabile:

• della liceità del trattamento e delle Sue istruzioni;
• di disporre di una base giuridica per i dati personali contenuti nei Contenuti del Cliente, compresi i consensi o le autorizzazioni delle persone raffigurate nelle immagini;
• di informare gli interessati come previsto dalla legge.

5. Sub-responsabili del trattamento

Lei ci concede un'autorizzazione generale a ricorrere a sub-responsabili del trattamento. Gli attuali sub-responsabili sono elencati nell'Allegato 1. La informeremo, via email o nell'applicazione, almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Entro tale termine Lei può opporsi per ragionevoli motivi attinenti alla protezione dei dati. Qualora non fosse possibile risolvere l'opposizione, Lei può recedere dal Servizio interessato e ottenere il rimborso dell'eventuale periodo prepagato non ancora utilizzato.

Imponiamo a ciascun sub-responsabile obblighi in materia di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente Accordo e restiamo responsabili del loro adempimento.

6. Trasferimenti internazionali

Alcuni sub-responsabili trattano dati al di fuori dello Spazio economico europeo. Ciascuno di tali trasferimenti si basa su una decisione di adeguatezza (compreso il quadro UE-USA per la protezione dei dati personali, per i destinatari certificati) o sulle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, con misure supplementari ove necessario.

7. Fornitori di intelligenza artificiale

I contenuti inviati ai fornitori di modelli di IA sono utilizzati esclusivamente per produrre i risultati da Lei richiesti. Ove il fornitore offra tale possibilità, scegliamo configurazioni che non consentono l'utilizzo dei Suoi contenuti per addestrare i loro modelli.

8. Attività di revisione

Risponderemo a ragionevoli richieste scritte relative al nostro rispetto degli obblighi e forniremo la documentazione pertinente. Qualora ciò non sia sufficiente a dimostrare tale rispetto, Lei può effettuare un'attività di revisione (audit), a proprie spese e non più di una volta l'anno, oppure in qualsiasi momento se richiesto da un'autorità di controllo. La revisione è svolta da un revisore indipendente vincolato alla riservatezza, con un preavviso di almeno 30 giorni e senza perturbare le nostre attività né compromettere la sicurezza di altri clienti.

9. Misure di sicurezza

• Cifratura dei dati in transito (TLS). Cifratura dei dati a riposo, ove offerta dai fornitori di hosting e di database.
• Accesso ai sistemi di produzione limitato al personale autorizzato, secondo il principio della necessità di sapere (need-to-know), con autenticazione a due fattori per gli accessi amministrativi.
• Separazione logica dei dati di ciascun cliente. Controlli di accesso nell'applicazione.
• Registrazione degli accessi e delle azioni amministrative.
• Backup periodici e procedure di ripristino.
• Protezione da attacchi automatizzati e abusi, compresi limiti di frequenza e protezione dai bot.
• Aggiornamento costante di sistemi e dipendenze e verifica delle modifiche rilevanti per la sicurezza.
• Procedure di rilevamento e risposta agli incidenti.

10. Responsabilità e prevalenza

Al presente Accordo si applicano le limitazioni di responsabilità previste nei Termini, nei limiti consentiti dalla legge. In caso di conflitto tra il presente Accordo e i Termini in materia di dati personali, prevale il presente Accordo.

Allegato 1: Sub-responsabili del trattamento